Databehandleravtale

Versjon 2026-10-05 · Godtas av havneeieren i Havnio-admin

Bakgrunn og formål

Gjestehavnen bruker Havnio til å ta betalt for båtplass, holde oversikt over gjester og sende bekreftelser og påminnelser. Denne avtalen regulerer hvordan Havnio AS behandler personopplysninger på vegne av havnen, slik personvernforordningen artikkel 28 krever. Den gjelder så lenge havnen bruker Havnio.

Havnio AS er selv behandlingsansvarlig for betalingen og regnskapet knyttet til den, og for kontoene til havnens brukere. Det er beskrevet i personvernerklæringen og omfattes ikke av denne avtalen.

Hvilke opplysninger og hvem

Havnio AS sine plikter

1. Behandle opplysningene bare etter havnens dokumenterte instrukser. Havnens bruk av tjenesten og innstillingene i Havnio-admin utgjør instruksene. Havnio AS varsler havnen hvis en instruks etter vår vurdering er i strid med regelverket.
2. Sørge for at alle som har tilgang til opplysningene har taushetsplikt.
3. Gjennomføre tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak etter artikkel 32, se vedlegg 2.
4. Ikke bruke opplysningene til egne formål, som markedsføring.

Underdatabehandlere

Havnen gir generell forhåndsgodkjenning til underdatabehandlerne i vedlegg 1. Havnio AS pålegger dem de samme pliktene som følger av denne avtalen. Planlagte endringer varsles havnen minst 30 dager i forveien, og havnen kan protestere før endringen trer i kraft.

Overføring ut av EØS

Opplysninger overføres bare til land utenfor EØS når det finnes et gyldig overføringsgrunnlag, som EUs standardkontrakter eller EU–US Data Privacy Framework.

Bistand til havnen

Havnio AS hjelper havnen med å oppfylle gjestenes rettigheter. I Havnio-admin kan havneeieren selv finne, laste ned og slette en gjests opplysninger under Personvern. Havnio AS bistår også ved vurderinger av personvernkonsekvenser og ved forespørsler fra Datatilsynet, så langt det er rimelig.

Avvik

Havnio AS varsler havnen uten ugrunnet opphold, og senest innen 48 timer etter å ha oppdaget et brudd på personopplysningssikkerheten som gjelder havnens opplysninger. Varselet beskriver hva som har skjedd, hvilke opplysninger og hvor mange gjester som er berørt, sannsynlige konsekvenser og hva som er gjort.

Revisjon

Havnio AS gjør tilgjengelig informasjonen som trengs for å vise at avtalen følges. Havnen kan be om revisjon med rimelig varsel. Havnen dekker egne kostnader ved revisjon.

Sletting og tilbakelevering

Gjestenes navn, mobil, e-post, kjennemerke, båtnavn og båtmodell slettes automatisk 25 måneder etter oppholdet. Når havnen slutter å bruke Havnio, kan havnen få utlevert opplysningene. Innen 90 dager slettes eller anonymiseres de, bortsett fra det Havnio AS må beholde etter bokføringsloven. Opplysninger som er slettet, forsvinner fra sikkerhetskopiene innen 35 dager.

Varighet, endringer og lovvalg

Avtalen gjelder fra havnen godtar den og så lenge Havnio AS behandler opplysninger for havnen. Ved endringer får havnen en ny versjon å godta i Havnio-admin. Avtalen reguleres av norsk rett.

Vedlegg 1: Underdatabehandlere

Vedlegg 2: Sikkerhetstiltak

• All trafikk krypteres med HTTPS. Data lagres i EU.
• Hver havn har egne kontoer, og ser bare sine egne gjester. Eier og resepsjon har ulike rettigheter.
• Passord lagres som saltet hash. Innlogging stenges etter gjentatte feil forsøk, og økter utløper.
• Innloggingen bruker en informasjonskapsel nettsidens skript ikke kan lese, og sidene har strenge sikkerhetshoder.
• Sikkerhetskopi hver natt, kryptert med AES-256 før den forlater serveren og lagret hos en annen leverandør i EU. Krypteringsnøkkelen oppbevares utenfor serveren.
• Automatisk sletting etter fastsatte lagringstider, og verktøy for innsyn og sletting per gjest.